Assessorem empreses, persones i famílies empresàries.

En Narcís, un exitós comercial d’una reconeguda empresa de maquinària industrial de Girona, va aconseguir arribar a casa d’un potencial client que portava perseguint molt de temps i després d’explicar-li les excel·lències del producte va aconseguir tancar una gran comanda. En Narcís va sortir content de l’empresa perquè anava sumant objectius, va passar la comanda a Producció i se’n va anar pel següent client. Ara bé, tothom a l’empresa estarà content? Estem segurs que Producció té la capacitat de subministrar a temps aquesta quantitat de producte? En Narcís coneixia l’estat financer del client? Ha aconseguit la màxima informació possible del client? Quan s’assabentarà el Director Comercial d’aquesta venda? A final de setmana? I el Director General, a final de mes? I la Propietat, sap en temps real l’estat de les vendes de la seva empresa? Té informació directa del mercat que l’ajudi a planificar el futur de l’empresa? Aquesta breu història reflecteix la realitat de moltes empreses fins ara fa uns pocs mesos, quan sobtadament ens va arribar la COVID19 i tot va canviar radicalment: la comunicació amb els nostres clients i proveïdors, la gestió del treball a distància (teletreball per algunes empreses), la gestió del nostre personal, la producció i la cadena de subministrament s’ha hagut d’adaptar a una nova realitat. Les organitzacions han hagut d’augmentar les seves capacitats digitals en temps rècord i projectes de transformació digital planificats a uns quants anys s’han hagut d’implementar en poques setmanes. Segons un informe recent de l’IDESCAT, al tercer trimestre del 2020 el 35,3% de les empreses catalanes han accelerat el seu procés de transformació digital a causa de la pandèmia. Ara bé, quin és el potencial problema d’aquest procés? Si a l’interior de l’organització regnava el caos, l’únic que s’ha fet és digitalitzar el caos! La digitalització sense una bona base és un tema buit. Beneficis de la digitalització La digitalització d’una empresa no és només el treball a distància amb sistemes audiovisuals, o implantar uns programes de gestió (e.g., ERP, CRM, BI, BPM), o de gestió de la producció i operacions sota el paradigma de la Indústria 4.0. Digitalitzar demana tenir un propòsit. És un projecte que toca de ple tota la cultura interna de l’empresa. Abans d’implementar qualsevol programa o procés digital, s’ha de revisar en detall la cultura empresarial de la companyia, és a dir, quin és el seu funcionament intern, les seves creences i valors, les normes i la forma de portar-ho tot a terme, per tal d’assegurar-nos que digitalitzem quelcom que funciona bé i que amb les noves eines encara funcionarà millor. Una digitalització ben feta val la pena! Incrementa les vendes d’un 5-15%, disminueix costos d’un 10-20% i, el més important, incrementa la participació del personal d’un 20-30%. També descobrim que l’experiència de client millora de mitjana a “guau” d’un 30-50% dels casos, així com la probabilitat de fidelitzar-lo i que compri més productes i/o serveis. Internament, Màrqueting i Vendes pot seguir en temps real les preferències dels clients i consumidors, fer prediccions, personalitzar continguts en xarxes socials o gestionar de forma eficient la recomanació de productes i serveis, tant pels clients i consumidors com pels mateixos comercials. Operacions pot conèixer en tot moment la quantitat i ubicació de productes als magatzems, optimitzar de forma dinàmica la ruta d’empleats i robots o dels cotxes i camions (amb conductor o sense), o preveure el manteniment de la maquinària i instal·lacions. Recursos Humans pot conèixer el grau de satisfacció dels empleats, identificar a futurs líders i evitar la fuga de talent, automatitzar tasques a través d’assistents virtuals, realitzar un filtratge més eficient i objectiu dels candidats, o efectuar fàcilment una anàlisi del clima laboral en temps real. Finances pot fer prediccions d’ingressos i despeses en temps real, o de preus d’un actiu, prediccions de cobraments i pagaments, o la classificació del nivell de crèdit per cada client, que seria molt útil al nostre amic Narcís, i/o la detecció de fraus. En el camp de l’ Estratègia , el Director General/Gerent, té eines de Business Intelligence que li permetran conduir l’empresa en moments tan complicats com els actuals, com si tingués un GPS d’última generació, de manera que podrà raonar les seves propostes a la Propietat o Consell d’Administració de forma sòlida i convincent amb arguments que van més enllà de la pròpia intuïció. Malgrat aquests beneficis reals indubtables, les empreses encara són lentes a l’hora d’introduir eines digitals que millorin l’experiència del client i també dels empleats, la direcció i la Propietat, bàsicament perquè han de superar reptes interns derivats de la mateixa cultura corporativa, la natural resistència al canvi, o la manca d’habilitats dels líders per aconseguir combinar una presa de decisions basada en la intuïció amb una que estigui sustentada per dades i evidències. Eines de gestió empresarial La digitalització de la gestió de l’empresa comença normalment amb un ERP (Entreprise Resource Planning - planificació de recursos empresarials) que permet la integració de certs recursos de l’empresa, especialment els econòmics-financers, enviaments, inventaris, i també logística i producció. Si bé la implementació d’un ERP és tradicionalment un “mal de cap” per moltes empreses, aquests sistemes acaben tenint un grau d’èxit del 100%. Com més treballada estigui la cultura corporativa, més ràpida i menys complexa serà la seva implantació. El següent pas, molt important, passa per la implantació d’un CRM (Customer Relationship Management - gestió de les relacions amb els clients) que és una tecnologia que ens permet gestionar totes les relacions i interaccions que l’empresa té amb els seus clients actuals, així com amb consumidors que poden acabar sent potencials clients. Avui en dia, les empreses amb un CRM ben implantat i treballat són les que millor saben moure’s i reaccionar a les constants variacions del mercat en aquest particular entorn VUCA que ens ha portat la COVID19. Ara bé, la implantació d’un CRM ja no té el mateix nivell d’èxit d’un ERP; en aquest cas podem parlar d’un 60%. Les empreses que volen un nivell d’excel·lència superior en la gestió interna fan servir sistemes de BI (Business Intelligence - intel·ligència empresarial) que fa referència a l’ús d’estratègies i eines que serveixen per transformar informació en coneixement, amb l’objectiu de millorar el procés de presa de decisions de l’empresa. Sempre hem sentit que “la informació és poder”, però ara el veritable poder és entendre-la. Per això avui en dia tota empresa s’hauria de plantejar seriosament l’ús d’aquestes eines d’anàlisi de dades per extreure tot el coneixement possible de la seva organització. Només així pot mantenir-se competitiva en el mercat. Indústria 4.0 L’accés en temps real a les dades i la intel·ligència de negoci ens introdueixen de ple en el paradigma de la Indústria 4.0, una nova revolució industrial que combina tècniques avançades de producció i operacions amb tecnologies intel·ligents que s’integren en les operacions, les persones i els actius. En aquest marc trobem la robòtica, la intel·ligència artificial, les tecnologies cognitives, la nanotecnologia o l’Internet de les coses (IoT), entre d’altres. Cada organització ha de saber identificar les tecnologies que millor satisfan les seves necessitats per invertir en elles. La Indústria 4.0 requereix empresaris, directius i equips de treball que viuen i treballen plenament al segle XXI, que dominen el món digital i saben com gestionar el talent intern de l’empresa per treure-li tot el seu potencial, el que també s’acaba convertint en un atractor de talent. Són empreses que ja no pensen solament en “vendre un producte” sinó en tots els serveis que aquest producte donarà al client (i.e., la “servitització” suma serveis de valor afegit al client). Exemple d’aplicació Veiem un exemple de procés de digitalització d’una empresa i recuperem el nostre amic Narcís, el comercial a l’inici de la nostra història. En aquest cas, i en la majoria de casos, tenim dos protagonistes: el Director Comercial i el Director de Producció. Aquestes dues figures són els socis naturals per començar aquest procés perquè si només ens fixéssim en la producció, perdem la visió del client, i si només miréssim al client, és possible que no tinguem la infraestructura i el back office per donar suport a què s’ha de fer. Però tots coneixem les tensions que tradicionalment ha definit la relació entre aquestes dues figures. Algunes recomanacions abans de començar un procés de digitalització que afecti les dues àrees són: Construir una estructura per la col·laboració. Definir un vocabulari i unes mètriques de forma conjunta per tot el procés de decisió i gestió amb el client. Treballar-ho i afinar-ho amb algunes visites conjuntes a clients importants. Detallar conjuntament tot el recorregut de presa de decisió del client, des de l’inici fins al final. Més enllà del departament Comercial i de Producció, també s’han de tenir en compte la resta d’àrees funcionals de l’organització. Aquí us presentem 5 recomanacions per assegurar-nos que les eines digitals cobreixin les vostres necessitats: Focalitzar-se en objectius empresarials clars en lloc de quin programa o tecnologia vull implementar perquè “sembla” que s’adapta bé o perquè algú altre també la fa servir. Ajudar als equips de treball a “creure’s les dades” perquè inicialment sempre hi ha un cert escepticisme que pot crear rebuig. Crear un entorn fàcil de fer servir, posant el personal al centre del sistema i no la tecnologia. Començar amb dades que siguin fàcils d’aconseguir en un sol sistema o en sistemes que ja es comuniquin bé entre ells. Construir una veritable mentalitat d’equip, trencant els típics sils de dades i informacions que moltes vegades trobem en moltes empreses.